Топливные карты по установленным правилам и законам не имеют статуса платежных или кредитных карт, которые выпускаются кредитно-финансовыми учреждениями. Они могут использоваться лишь в качестве средства строгой отчетности.
Топливная карта позволяет ее обладателю получить товар в определенном объеме/количестве. С ее помощью можно полностью исключить риск несанкционированной заправки и кражи водителями средств предприятия.
Организации, связанные с транспортным бизнесом, все активнее переходят к использованию пластиковых карт не только из-за выгоды платежного инструмента. С его помощью также упрощаются сложные процессы подготовки и обработки документов и работы бухгалтера.
Современный учет бензина и прочих ГСМ по топливным картам осуществляется по нескольким параметрам сразу. Некоторые детали будут зависеть от конкретной системы, которую использует владелец набора топливных карт для юридических лиц.
В общем виде электронная система учета может предоставлять клиентам следующую информацию:
- Размер полученной по карточке скидки;
- Стоимость дозаправки;
- Время посещения АЗС и проведения операции заправки;
- Место приобретения горюче-смазочных материалов;
- Вид и категорию приобретенного топлива.
При учете бензина по топливным картам все вышеперечисленные данные персонифицируются и закрепляются за каждым водителем индивидуально. Доступ к информации можно получить по номеру его платежного инструмента. Такой способ контроля расходов и отслеживания покупок максимально упрощает всю бумажную работу и делает процессы учета гибкими и прозрачными.
За счет круглосуточного доступа к карточке каждого сотрудника полностью исключаются манипуляции, которые раньше постоянно возникали при оплате ГСМ наличными. Теперь же руководитель может запросить данные о последних покупках своего работника за определенный период времени, например, за последнюю неделю или даже месяц.
